GTD Phase 4: Durchsehen

Damit dein Kopf befreit wird und befreit bleibt von unerledigten Dingen, schaffen wir 2 neue Gewohnheiten:

  • tägliches Durchsehen
  • wöchentliches Durchsehen

 

Wöchentliches Durchsehen

Nimm dir mindestens eine Stunde Zeit, um alle Ablagen durchzugehen und sie auf den aktuellen Stand zu bringen.

  1. Vervollständige deine Inbox.
  2. Fege deine Gedanken durch und notiere alle unerledigten Dinge, die dir in den Sinn kommen, und übertrage sie in die Inbox. Stelle sicher, dass alles neue Ideen und ungelösten Probleme hinzugefügt werden. Sie dürfen hier auch doppelt auftauchen und werden in den nächsten Schritten verarbeitet und organisiert.
  3. Leere deine Inbox durch GTD Schritt 2: Verarbeiten und vervollständige daraus die „Nächste Schritte“ – Liste
  4. Gehe die Ablagen durch, also die Warteliste und falls Zeit, die „Eines Tages“ Liste und überprüfe, ob Einträge daraus aktuelle nächste Schritte veranlassen.
  5. Lass die Aufgaben-Projekt-Kalender-Schleife durchlaufen bis deine Projekte und Termine und Nächste Schritte auf dem aktuellen Stand sind.
  6. Notiere dir ggf. deine Prioritäten für die nächsten Schritte.
  7. Tu dir etwas gutes zur Belohnung, zum Beispiel einen Spaziergang oder ein schönes Musikstück oder etwas gesundes zu essen oder eine herzliche Interaktion mit einem anderen Lebewesen.

 

Verdichtung in der
Aufgaben-Projekt-Kalender-Schleife

Mehrere nächste Schritte ergeben Projekte.
Und aus Projekten ergeben sich nächste Schritte.
Projekte und nächste Schritte erfordern Zeit für die Bearbeitung und dafür Termine bzw. Terminblöcke im Kalender.
Die Termine im Kalender sorgen für nächste Schritte.

Indem die nächsten Schritte organisiert werden in Projekten und im Kalender und Projekte und Termine vervollständigt werden, soll sich eine aktuelle, vollständige und bereinigte Bestandsaufnahme aller deiner anstehenden Tätigkeiten ergeben, sodass du sicherstellen kannst, dass alles, was getan werden soll, überschaubar wird.

Wenn du feststellst, dass du zu viele Sachen zu tun hast, ergibt sich daraus ein neues Projekt, zum Beispiel „Stresspegel reduzieren und Entspannung kultivieren“ oder „Personal finden zum Delegieren“ oder „Höchste Prioritäten identifizieren“.

 

Tägliches Durchsehen

  1. Gehe deinen Kalender durch für deine nächsten Termine, sodass du dich rechtzeitig auf wichtige Termine einstellen kannst.
  2. Mache einen Quick Scan der Inbox, ob es dringende neue Aufgaben gibt,
  3. Klassifiziere die neuen Inbox-Einträge in einem dafür passenden freien Zeitslot,
  4. Sieh deine „Nächste Schritte“ Liste durch
  5. Wenn du Zeit übrig hast, entscheide welche Nächsten Schritte du als nächstes erledigst, in Abhängigkeit von dem dafür nötigen Zeitraum und dem dafür passenden inneren und äußeren Setting, und gehe dann über in GTD Phase 5: Erledigen