Wir unterscheiden 3 Arten von Erledigungen:
- Umsetzung von aktuellen Aufgaben, zum Beispiel aus aktuellen Projekten oder durch das Wahrnehmen von Terminen.
- Feuerlöschmodus: aufkommende Krisen müssen bewältigt werden und unterbrechen den eigentlich geplanten Tagesablauf.
- Organisation der Aufgaben und Projekte und Termine.
Wenn du einen bisher undefinierten Zeitraum hast, indem du Dinge erledigen kannst, zum Beispiel einen dafür reservierten Terminblock mit dir selbst oder einfach freie Stunden im Kalender, dann stellt sich die Frage:
Welchen nächsten Schritt sollte ich als nächstes erledigen?
Nach dem GTD-Modell gibt es 4 Kriterien für die Entscheidung der nächsten Aufgaben:
- Kontext
- im Zug kann man Emails klassifizieren und kurze Emails beantworten
- wenn man im Stau steht oder in einem Warteraum, kann man sich z.B um kürzere Telefonate kümmern
- Schlagwörter & Kategorien können helfen, um Aufgaben nach Kontext zu sortieren,
zum Beispiel “Großkunden” oder “Schule”
- Verfügbare Zeit
- Wenn man noch 10 Minuten vor einem Meeting hat, kann man eine Aufgabe erledigen, die weniger als 10 Minuten beansprucht,
- Wenn man mehrere freie Stunden hat, kann man eine größere kreative Aufgabe angehen
- Energielevel
- wenn man in einem Tief ist, kann man sich um weniger anspruchsvolle Aufgaben kümmern, z.b. Schreibtisch aufräumen oder angenehmer Austausch mit Kollegen,
- eine kleine unbequeme Aufgabe kann helfen, in den Zustand von Selbstwirksamkeit zu kommen
- wenn man auf einem Hoch ist, kann man wichtige anspruchsvolle Aufgaben und Gespräche angehen
- Prioritäten
- Deadline ruft vs. genug Zeit für kreative Langzeitprojekte
Nützliche Produktivitäts-Prinzipien zum Erledigen
- Plane Termine und Aufgaben entsprechend deines Tagesrhythmus, also anspruchsvolle Aufgaben zu deinem Tageshoch (früh morgens oder abends?)
- Organisiere dir Unterstützung für wichtige Aufgaben und plane dafür Termine mit dir dafür wohlgesonnenen Personen
- Sorge für maximale körperliche, geistige und emotionale Energie durch
- gute Ernährung,
- für dich passende Bewegung,
- eine angenehme Arbeitsumgebung und
- positive Beziehungen und Interaktionen.
- Bediene dich frei an weiteren Produktivitätsmethoden, zum Beispiel durch
- Stapelverarbeitung (ähnliche Aufgaben zusammen erledigen), vielleicht auch in
- 40-minütigen Pomodoro-Sprints,
- Gamification & Belohnung: Versüßung von unangenehmen Aufgaben durch Belohnungen, zufällig ermittelt durch einen Zufallsgenerator, zum Beispiel https://de.piliapp.com/random/wheel/
- Wegblocken von Ablenkungen,
- 80-20-Prinzip: in möglichst kurzer Zeit dass Allergröbste erledigen
- Achtsamkeit: Wenn möglich, genieße die Erledigung bewusst und damit deinen Fortschritt.
- GTD ist eine Konkretisierung für die 7 Wege zur Effektivität von Stephen Covey, insbesondere für Prinzip 3 „Das wichtigste zuerst tun“ und erhebt das eigene Task-Management zu einer wichtigen Tätigkeit
- Analog oder digital?
- Pro Digital: Inzwischen gibt es für quasi alle Management-Prozesse gute Software-Tools, zum Beispiel für Projektmanagement Notion oder Trello, oder FacileThings explizit für GTD,
- Contra Digital: beachte jedoch, dass jedes Tool Eigenheiten hat, laufende Kosten verursacht sowie Wartung und Pflege, mal bessere mal schlechtere Schnittstellen hat und mehr Bildschirmzeit bedeutet. Die Ablenkungen durch neue Mails etc. sind wahrscheinlicher.
- Contra Analog: Informationen lassen sich nicht so leicht hin und her schieben, wenn sie verloren sind, sind sie verloren oder an einen Ort gebunden
- Pro Analog: höhere Präsenz und Konzentration, freier von Ablenkungen