Projektmanagement Struktur: 5 notwendige Variablen

Variablen in der Projektmanagement Struktur

  • Anlass
  • Kontext (Markt, Organisationsumfeld, gesellschaftliche Trends …)
  • Titel
  • Endnutzer des Projektes und deren psychologische Faktoren (Bedürfnisse, Ängste, Widerstände, nutzbare Ressourcen)
  • Stakeholder und deren psychologische Faktoren (Bedürfnisse, Ängste, Widerstände, nutzbare Ressourcen)
  • Verantwortlicher (RACI – Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
  • Ziel
  • Status Quo des Entwicklungsstands, Reifegrad von Prototypen
  • Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Personen, Ressourcen)
  • Einträge im Backlog (Lastenheft)
  • erforderliche Kompetenzen zur Umsetzung
  • Vision
  • Erfolgsprinzipien (Werte)
  • Arbeitsstruktur (Wasserfall oder iterativ / agil)
  • geplante Meilensteine
  • nächste Schritte

Ich habe fünf Variablen fett markiert: Titel, Endnutzer, Verantwortlicher, nächste Schritte. Diese sollten mindestens definiert sein, um das aufgesetzte Projekt erfolgreich umzusetzen. Ob dies tatsächlich auch zum Erfolg führt, hängt maßgeblich ab von:

der Kompetenz der Verantwortlichen.

 

Goldene Regel für Projektmanagement-Struktur

…über den Zusammenhang zwischen Kompetenz der verantwortlichen Person und strukturellen Vorgaben:

 Je weniger Struktur gegeben ist, desto mehr Kompetenz braucht es.

Je weniger Kompetenz die verantwortliche Person mitbringt, desto mehr Struktur braucht es.

Dieser Zusammenhang ist leicht erklärt: eine inkompetente Person kann nun einmal nichts anfangen mit einem groben Vorhaben und verfällt in Überforderung, Prokrastination – im besten Fall geschieht einfach nichts schlechtes.

Im schlimmeren Fall verschleiert sie ihre Inkompetenz und schadet dem Vorhaben durch systematische Verheerung und neue Nebenkriegsschauplätze und verschwendet dabei wertvolle Ressourcen.

Positiv formuliert: auch wenn wenig Struktur gegeben oder bekannt ist, kann eine kompetente Person daraus etwas gutes machen, indem sie passende Methoden und Szenarien findet, um selbst Struktur zu erschaffen und damit das Projekt zum Erfolg zu führen.

 

Kompetenzen, um Projektmanagement-Struktur auszugestalten

Mit welcher Methode kommen wir nun zum Erfolg? Das hängt ab von:

  • Komplexität der Herausforderung und des Umfeldes („gesunder Speiseplan“ ist weniger Komplex als „Empathische Kommunikationskultur etablieren“)
  • Vorhandene Struktur („pragmatische WG-Küche“ hat weniger vorgegebene Strukturen als „Großküche im Kindergarten mit unterschiedlichen Religionen und Nahrungsmittelunverträglichkeiten“)

Wir können danach 4 Szenarien unterscheiden und dementsprechende Methoden auswählen, um ein Projekt erfolgreich zu bearbeiten.

Folgende Methoden und Kompetenzen können genutzt werden, um im jeweiligen Szenario eine Projektmanagement-Struktur zu erschaffen und auszugestalten:

Szenario »Dschungel«: Viel Komplexität, wenig Struktur

 

Szenario »Moderne Großstadt«: Viel Struktur, viel Komplexität

…hier kommt auch die klassische Form von Projektmanagment ins Spiel, definiert nach ISO 10006 für einmalige Projekte und ISO 9001 für Routine und wiederkehrende Prozesse (mehr dazu auf Wikipedia).

Szenario »Bürokratie«: Viel Struktur, wenig Komplexität

 

Szenario »Wüste«: wenig Struktur, wenig Komplexität