GTD Schritt 3: Organisieren

Hier geht es darum, eine klare Struktur über alle Aufgaben zu schaffen. Ab diesem Zeitpunkt unterscheiden wir die Größenordnung Aufgaben (auch To-Dos / Tasks) und Projekte. Dafür brauchst du:

  • Eine Projektliste, ggf. in einem Projektmanagement-Tool (zum Beispiel Trello, Notion etc).
  • deinen Kalender, indem Termine festgehalten werden.

Vorgehen zur Organisation der nächsten Schritte

Nimm dir mindestens eine Stunde Zeit für die Organisation, damit du einen relevanten Batzen an Nächsten Schritten organisieren oder bearbeiten kannst. Gehe durch deine Liste mit nächsten Schritten:

  • Wenn du sie innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst, erledige sie und lösche den Eintrag
  • Wenn du den Schritt delegieren kannst, delegiere ihn und verschiebe ihn in die Warteliste
  • Wenn der Schritt mit anderen nächsten Schritten zusammen hängt, erstelle daraus ein Projekt
  • Wenn der Schritt längere Zeit beansprucht, mache dir dafür einen Termin in einem nächsten dafür passenden freien Zeitraum in deinem Kalender

 

Prinzipien zum Projektmanagement

  • Alles, was mehr als einen nächsten Schritt umfasst, ist ein Projekt.
  • Minimale Anzahl an Projekten: Bevor ein neues Projekt aufgemacht wird, wird überprüft, ob es wichtig, aktuell und umsetzbar ist, und ob „nächste Schritte“ Aufgaben nicht einem anderen bestehenden Projekt zugeordnet werden können.
  • Wenn es viele Projekte gibt, werden Projekte kategorisiert – funktional zu den Unternehmensprozessen, zum Beispiel als
    • Kundenprojekte
    • Produktentwicklung
    • Prozessoptimierung etc.
  • Wenn es immer noch viele Projekte pro Kategorie sind, können sie auch pro Projekte weiter klassifiziert werden als:
    • Aktuelle Projekte
    • Fortlaufende Projekte (zum Beispiel Buchhaltung, Social Media Marketing)
    • Projektspeicher zum Beispiel als Backlog / Warten / Eines Tages
  • Keine Karteileichen: Aktuelle Projekte haben Fristen, bis zu denen ein Meilenstein zur Erfüllung des Projektes erreicht werden soll, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann, wird Rat gesucht, wie sie doch eingehalten werden kann oder eine neue Frist gesetzt oder das Projekt kommt auf eine Ablage. Involvierte Personen werden umgehend informiert über die neue Frist.
  • Ein Projekt hat exakt einen Verantwortlichen, nicht mehr und nicht weniger. Der Verantwortliche sorgt für die Aktualität des Projektes (aktuelle To-Dos, vollständige Infos, bereinigt um Veraltete Einträge).
  • Jedes aktuelle Projekt hat mindestens einen nächsten Schritt, um das Projekt voranzutreiben, und welcher eine Frist zur Erledigung hat
  • Projekte ersetzen nicht die „Nächste Schritte“ Liste, im Gegenteil, sie erweitern sie meist noch. Denn wenn der größere Rahmen eines Projektes gesehen wird, ergeben sich daraus weitere nächste Schritte.

 

Träume und Probleme werden Projekte

Um sicherzustellen, dass deine Projektübersicht wirklich deinen Kopf entlastet, erstelle weitere Projekte für:

Erstelle daraus Projekte in deiner Projektliste und definiere dafür nötige nächste Schritte.

Wenn dir das Implementieren von Getting-Things-Done schwerfällt, erstelle ein Projekt dafür und definiere dafür nächste unterstützende Schritte, zum Beispiel ein dafür passendes Coaching oder das Schaffen von einem längeren freien Zeitraum, um mit mehr Ruhe und Geduld die Implementierung von GTD anzugehen.

 

Kalender pflegen

  • Kalender-Reinheit: enthält nur tagesspezifische Termine und Aufgaben, keine verallgemeinerten Erinnerungen, Notizen etc.
  • Nächste Schritte aus dem Kalender: Gehe deinen Kalender durch für heute, diese Woche, letzte Woche und nächste Woche. Wenn sich daraus weitere Aufgaben ergeben, notiere sie in der „Nächste Schritte“-Liste
  • Projekte ergeben nächste Schritte und damit neue Termine, um diese Schritte umzusetzen, alleine oder mit dazu relevanten Personen

 

Das Organisieren der Nächsten Schritte in Projekten und in Terminen im Kalender erzeugt die »Aufgaben-Projekt-Kalender-Schleife«. Wenn du GTD zum ersten mal implementierst und viele Aufgaben und Ideen hast, kann diese Phase durchaus sehr lange dauern bzw. selbst zum Projekt werden. Reserviere dir also ggf. dafür auch einen entsprechend langen Zeitblock im Kalender.

Diese Phase geht fließend über in Phase 4: Durchsehen, in der du mindestens wöchentlich die »Aufgaben-Projekt-Kalender-Schleife« ausführst bis alles auf dem aktuellen Stand ist.