Getting-Things-Done Methode für Task-Management in 5 Phasen

Getting Things Done” bezeichnet die Selbstmanagement-Methode nach David Allen [1], die durch ein algorithmisches Vorgehen dabei helfen soll, möglichst alle anstehenden Dinge zu erledigen – idealerweise ohne in Überforderung und Verzettelung zu verfallen.

In diesem Text erkläre ich die Funktionsweise der Methode in 5 Phasen und verweise zum genaueren Verständnis auf vertiefende Erklärungen der einzelnen Schritte und Entscheidungskriterien. Zur Veranschaulichung benutze ich die Metapher eines Staudamms und Wasserkraftwerks, in dem To-Dos zunächst angestaut und dann kanalisiert und in nützliche Energie umgewandelt wird. Danach reflektiere ich die Nutzung der Gettings-Things-Done Methodik bezüglich ihrer Vorteile und Schwächen und der Rezeption in der Fachliteratur.

Inhalt

Begrifflichkeit „Getting Things Done“

Getting things done ist eine geläufige englische Redewendung [2] und bedeutet „Dinge erledigt kriegen“ – dies kann vor allem im englischen Sprachgebrauch zu Verwirrung führen, wenn Neulinge noch nicht verstehen, dass es sich um eine spezielle Methodik handelt und nicht einfach um das allgemein wünschenswerte Ziel, dass man eben seine „Dinge erledigt kriegt“, auf welche Art und Weise auch immer. Aufgrund der Weitläufigkeit der Redewendung ist es bei Recherchen nach dem Begriff gelegentlich nicht sofort ersichtlich, ob es sich um allgemeine Überlegungen des jeweiligen Autors geht oder um die spezielle Methodik nach David Allen oder beides.

David Allen veröffentlichte 2001 sein gleichnamiges Buch, indem er die Methode „Getting Things Done“ vorstellte und in typisch-amerikanischer Marketing-Manier als Geheimrezept für alle überarbeiteten Menschen propagierte. Trotz oder wegen der selbstbewussten Vermarktung erreichte die Methode eine hohe Popularität als nützliches Instrument für Produktivität, Selbstmanagement und Zeitmanagement für Kopfarbeiter, vor allem für Solo-Selbstständige und Manager, passend zum Zeitgeist von Business-Ratgebern im Internet-Zeitalter. Sowohl durch David Allen selbst als auch in der Rezeption wird die Methode meist nur als GTD abgekürzt, entsprechend der Anfangsbuchstaben, was ich im Folgenden auch tun werde.

Nachdem ich über Kollegen mehrfach auf die GTD-Methode aufmerksam geworden bin, habe ich sie angesichts meines eigenen hohen Workloads selbst ausprobiert, gemeinsam mit Team-Kollegen. Im Folgenden fasse aus dieser Perspektive meine Recherchen und Erfahrungen zusammen.

Wie funktioniert Getting Things Done?

GTD besteht aus 5 Phasen, in denen die Flut an Informationen und To-Dos kanalisiert werden soll. In diesem Text und den weiterführenden benutze ich die Metapher des Staudamms mit Wasserkraftwerk: aus dem Staubecken wird die in den Aufgaben enthalte Energie umgewandelt in Produktivität. Wir erklären hier kurz den Ablauf der jeweiligen Phase, aber verlinken für die Details auf jeweils weiterführende Texte. In den unten verlinkten Videos werden die Phasen ebenfalls anschaulich erklärt.

Überblick: 5 Phasen der GTD-Methode

1. Sammeln: Am Anfang alle Aufgaben (privat wie beruflich) ungefiltert gesammelt werden, die einem im Kopf herumschwirren bzw. als Emails oder Zettel herumliegen.

2. Sortieren: Alle Aufgaben und Informationen werden dann verarbeitet: es wird entschieden, ob und was nun als nächstes mit den einzelnen Aufgaben zu tun ist. Dafür gibt es in Phase 3 “Organisieren“ und Phase 4 “Durchsehen” weitere nützliche Regeln. Ziel ist es letztlich dafür zu sorgen, dass der Kopf sich ganz auf die wichtigsten zu erledigen Aufgaben konzentrieren kann, indem alle anderen an ihren zeitlichen und strukturellen Platz sortiert wurden. Dann mündet alles in Phase 5: “Erledigen”.

Regeln innerhalb von GTD:

Die Methode schlüsselt die Tätigkeiten genau auf in: Projekte, Aufgaben, Termine und Handlungen und empfiehlt dann bestimmte Vorgehensweisen für die jeweilige Situation:

eine Aufgabe, die in weniger als zwei Minuten durchgeführt werden kann, wird sofort erledigt
wenn eine Aufgabe aus mehreren Schritten besteht, gilt dies als Projekt und wird in die einzelnen Schritte unterteilt, wobei der nächste Schritt als Aufgabe aufgenommen wird auf eine “nächste Schritte Liste”
wenn eine Aufgabe länger als 2 Minuten dauert, wird sie als Termin in den Kalender eingetragen oder delegiert

Flussdiagramm zur Visualisierung des algorithmischen GTD-Schemas, aus der spanischen Wikimedia Mujicarodriguez, CC BY-SA 4.0

Mehr erfahren in folgender Videoserie (7 kurze Teile)

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Projekte strukturieren mit Getting Things Done

In der GTD-Logik ist alles ein Projekt, was mehr als 1-2 Schritte umfasst. Herausfordernd wird es, mehrere Projekte parallel zu organisieren – dies wird im professionellen Kontext dann bereits als Projektmanagement bezeichnet und bildet in Teams eine eigene Rolle und in großen Unternehmen auch mal eine eigene Abteilung. Es sei hilfreich, jeweils nächste Schritte als konkrete Aktivität zu benennen.

Statt also als To-Do aufzuschreiben…

▢ Text über GTD-Methode schreiben

könnte man zum Beispiel folgende nächste Schritte notieren:

▢ 3 Youtube Videos zu GTD schauen
▢ 5 Blogeinträge zum Thema lesen
▢ grobe Text-Struktur mit 4 Überschriften skizzieren
▢ Stichpunkte zum Thema notieren in 10 min
▢ 4 einzelne Unterabschnitte schreiben in jeweils 10 min

Schnell wird klar, dass selbst vermeintlich simple Vorhaben erst durch viele kleine Teilschritte erledigt werden …mehr zu Projektmanagement.

Die Vorteile von Getting Things Done

Die Getting Things Done – Methodik ist nützlich für Teams, die viel selbstständig arbeiten
Mehr Effizienz und größere Übersichtlichkeit über anstehende Projekte und die konkreten nächsten Schritte
Die GTD-Methodik ist an die individuellen Bedürfnisse anpassbar und beschränkt sich hierbei nicht nur auf den beruflichen Bereich
Es gibt hervorragende Software-Lösungen, um seine To-Do-Listen immer auf dem Laufenden zu halten wie Evernote, Todoist, Bear etc.

Getting Things Done – Methode im Team?

Die Implementierung von GTD im Team wird durch die Methode selbst nicht erklärt und erfordert daher etwas mehr konzeptionellen Aufwand, vor allem, wenn es bereits etablierte Prozesse für die Koordination im Team gibt. Es ist aber durchaus möglich, GTD für ein ganzes Team einzuführen, wir haben das an uns selbst ausprobiert. Hier sind unsere wichtigsten Erkenntnisse:

Achtung, Verzettelung: jedes neues Tool sorgt zunächst für neuen Aufwand und die Gefahr von Verzettelung. Daher sollte jeder erst einmal selbst für sich GTD ausprobieren und zum Beispiel beim Sortieren des Mailpostfachs anfangen bevor gemeinsame Strukturen dafür eingeführt werden, die zu neuen Unklarheiten führen könnten.
Vorbild: Die Teamleitung muss mit gutem Beispiel vorangehen
Spaß durch Challenges: es ist motivierender, sich miteinander Fristen zu setzen für die Bearbeitung von bestimmten To-Do-Paketen und sich gemeinsam dafür Zeit zu nehmen. Dann muss man nicht alleine durch die womöglich anstrengende Aufarbeitung.
Individuelle oder gemeinsame Projekte? Laut GTD ist alles, was mehr als 1 Schritt umfasst, bereits ein Projekt. Wenn ihr ein gemeinsames Projektmanagement-Tool benutzt, solltet ihr sicherstellen, dass nicht jeder nun einfach alle möglichen Aufgaben dort als Projekt einführt, das sprengt sonst schnell die Übersicht. Benutzt zunächst getrennte Projektboards oder eindeutige Filter.
Priorisierung anhand der Strategie: In GTD gibt es auf der Projektebene die Unterscheidung zwischen aktuellen „nächsten Schritte“, „eines Tages“, „wartenden“ To-Dos und der Archiv-Ablage („Referenzmaterial“). Hier gibt es natürlicher Weise unterschiedliche Vorstellungen. Eine gemeinsame Entscheidung, welche Projekte als nächsten dran sein sollten, erfordert Abstimmung und womöglich Verhandlung und wird im besten Fall durch eine übergeordnete Strategie entschieden. Wenn es diese nicht gibt, kann der Aufgaben- und Projektsalat zunächst noch unübersichtlicher werden.

Empfehlung: Die Implementierung von GTD im Team kann motivierender sein und womöglich gleich die ganze Gruppe auf Zack bringen. Aber es besteht auch das Risiko, das Team damit zu überlasten, weitere Verzettelung zu verursachen und dadurch letztlich Frustration erzeugen statt der gewünschten Schaffenskraft. Die Teamleitung sollte sich daher gut darauf vorbereiten und zunächst in Ruhe abwägen, ob GTD wirklich nötig und passend ist und sich ggf. Unterstützung für die Implementierung suchen, möglichst durch objektive Teamcoaches, die nicht nur eine Methode verkaufen wollen.

Literatur und Rezeption

Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) nach David Allen hat sich weltweit als effektives System für Selbstmanagement und Stressbewältigung etabliert. In seinem Werk “Getting Things Done” (deutsch “Wie ich die Dinge geregelt kriege”) beschreibt Allen, wie klare Strukturen und konsequentes Aufgabenmanagement mentale Belastungen reduzieren können [1]. Es gibt eine Vielzahl von Literatur (1447 Zitierungen laut Google Scholar), die sich auf GTD bezieht, darauf aufbaut oder sich kritisch damit auseinandersetzt. Hier eine Auswahl:

Francis Heylighen und Clément Vida befürworten aus kognitionspsychologischer Sicht grundsätzlich die Wirksamkeit der GTD-Methode in ihrem Paper „Getting Things Done: the science behind stress-free productivity“ [13]. Argumentationsgrundlage sind die Ideen der situated cognition und embodied cognition: durch die Nutzung von Ablagen und Speichersystemen sowie einer Prozess-Struktur mit wöchentlichen Terminen für die Taskmanagement-Routine könne die kognitive Belastung reduziert werden.
Leo Babauta adaptierte GTD in seinem Modell “Zen to Done” zu einem erweiterten Ansatz, der noch mehr Fokus auf Gewohnheiten und Routinen legt, aber nahelegt, nur ein neues Prinzip pro Monat neu einzuführen, um sich nicht zu überlasten mit Methoden-Implementierung [3].
Chris Bailey untersuchte in ”The Productivity Project” die Effizienz verschiedener Produktivitätsansätze und hob GTD als eine wirksame Methode hervor, um Aufgaben systematisch zu bewältigen [4].
Auch Cal Newport erwähnte in ”Deep Work” die Rolle von GTD bei der Strukturierung von Aufgaben, um vertieftes Arbeiten zu fördern und Ablenkungen zu minimieren [5], kritisierte aber auch eine gewisse Engstirnigkeit, die damit einhergehen kann.

Schauen wir zum Abschluss auch noch auf ein paar kritische Perspektiven.

Kritik an Selbstmanagement-Methoden wie GTD

Selbstmanagement-Methoden wie Getting Things Done werden oft gelobt als nützlich, stehen aber auch aus wissenschaftlicher Perspektive in der Kritik. Hier sind die wesentlichen Punkte:

1. Definitionslücken

Trotz des komplizierten Algorithmus bleiben im Detail Fragen offen: Wie wird damit umgegangen, wenn es übermäßig viele kleine angestaute Aufgaben gibt, die sich nicht mehr „sofort“ erledigen lassen ohne jeglichen Tagesablauf zu sprengen, zum Beispiel bei einer hohen Altlast an Emails im Posteingang. Macht es wirklich Sinn, jede Aufgabe, die mehr als 2 Schritte erfordert, bereits als Projekt zu definieren? Dies kann schnell übermäßig aufwendig werden, wenn es eine andere, von außen gegebene Projektmanagement-Struktur innerhalb eines Teams oder einer Organisation gibt.

2. Knoten im Kopf

Die detaillierte Strukturierung von Aufgaben in GTD kann zusätzliche kognitive Belastung erzeugen, insbesondere bei Personen, die mit komplexen Systemen nicht gut zurechtkommen. Die Cognitive Load Theory zeigt, dass Menschen eine begrenzte kognitive Kapazität haben und komplexe Systeme diese schnell überfordern können [7].

3. One Algorithm fits all?

GTD ignoriert individuelle Präferenzen und Persönlichkeitsmerkmale. Manche Menschen bevorzugen flexibelere Ansätze, andere profitieren stärker von Struktur. Studien zum Five-Factor-Modell der Persönlichkeit zeigen, dass Strukturbedürfnis und Arbeitsstil von der Persönlichkeit abhängen [8].

Bevor man sich selbst übermäßig an einen starren Algorithmus wie GTD geißelt, sollte man sich zunächst unterschiedliche Produktivitätstechniken ansehen und intuitiv abwägen, welche zum einem persönlich passt.

Und natürlich ist letztlich auch möglich, GTD auseinander zu nehmen in unterschiedliche Prinzipien wie „Erst mal Übersicht verschaffen“, „Teile und Herrsche: Bilde Kategorien für unterschiedliche Tasks“, „Fokus auf das Wichtige und Dringende“.

Diese Prinzipien nehmen wir auseinander in den einzelnen Beiträgen zu den 5 Phasen.

4. Fokus auf kurzfristige Ziele

GTD betont die Erledigung kurzfristiger Aufgaben, während langfristige Visionen und strategische Ziele weniger Beachtung finden. Forschungen zur Zielsetzungstheorie betonen die Bedeutung von langfristigen Zielen und ihrer motivationalen Wirkung [9].

5. Vernachlässigung emotionaler Faktoren

GTD ist stark kognitiv ausgerichtet und beachtet emotionale Barrieren wie Prokrastination, Ängste oder mangelnde Motivation nicht ausreichend. Die Emotional Self-Regulation Theory zeigt, dass Emotionen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung von Plänen spielen [10].

6. Fehlende Integration auf Teamarbeit und soziale Dynamik

GTD ist für die individuelle Selbstorganisation optimiert und berücksichtigt nicht die soziale Dynamiken und die Koordination im Teamarbeit. Die Forschung zu Collective Intelligence zeigt, dass Teams andere Anforderungen an Organisation und Kommunikation haben als Einzelpersonen [11]. Es bräuchte daher eine Erweiterung hin zur Implementierung von GTD in Team- und Organisationsprozesse, insbesondere im Rahmen klassischen Projektmanagements.

7. Produktivität statt Sinn, Nachhaltigkeit und Work-Life-Balance?

Methoden wie GTD fördern Effizienz, hinterfragen aber nicht den Sinn oder die Bedeutung von Aufgaben. Dies kann dazu führen, dass Menschen zwar produktiver sind, aber dennoch keine Erfüllung finden. GTD fördert damit auch eine Kultur der Hyperproduktivität fördern, die langfristig zu Burnout führt, wenn persönliche Erholungsphasen vernachlässigt werden. Studien zur Work-Life-Balance betonen, dass exzessive Fokussierung auf Leistung und Effizienz gesundheitliche Risiken birgt [12].

Karls Resumé zu GTD

Nach eigener Einführung von GTD bei mir selbst und meinem Team muss ich anerkennen, dass einige nützliche Prinzipien in GTD enthalten sind und das Verkaufsargument, damit endlich Ordnung in alle Aufgaben zu bringen, mich und uns sehr motiviert hat und wir auch nach fast einem Jahr etwas sortierter sind. Am besten klappt es, regelmäßig das Emailpostfach zu leeren als Optimierungsziel (eine Idee, die unabhängig von GTD verbreitet ist, aber bei mir erst durch GTD tatsächlich funktioniert).

Einzelne Prinzipien wie die 2-Minuten-Regel ergeben für sich genommen Sinn und wöchentliche Routinen helfen natürlich immer. Es erscheint mit nützlich, es als in sich rundes Produktivitätssystem einmal für sich persönlich auszuprobieren, aber ich sehe es weiterhin nicht als allgemein empfehlenswert an, sich streng an GTD zu halten, wenn es nicht mit den sonstigen Werten und Arbeitsstrukturen leicht vereinbar ist. Spätestens bei der Arbeit im Team wird es immer nötig sein, anhand der sonstigen Prozesse und Projektstrukturen abzuwägen, welche Prinzipien dazu passen anstatt dem „law of the instrument“ zu verfallen („Wer nur einen Hammer als Werkzeug hat, für den ist jedes Problem ein Nagel“).

Was meinst du dazu? Schreib mir gerne, ich freue mich auf fachlichen Austausch.

Quellen

[1] Allen, D. (2002). Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Campus Verlag.

[2] VOA Learning English. (2021, August 7). Expressions for Getting Things Done. Learning Englisch. https://learningenglish.voanews.com/a/expressions-for-getting-things-done-/5990473.html, abgerufen am 28. Oktober 2024

[3] Babauta, L. (2008). Zen to Done: The Ultimate Simple Productivity System. Lulu.com.

[4] Bailey, C. (2016). *The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy*. Crown Business.

[5] Newport, Cal (2016). Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing.

[6] Frankl, V. E. (1984). *Man’s Search for Meaning*. Beacon Press.

[7] Sweller, J. (1988). Cognitive Load Theory. *Cognitive Science, 12*(2), 257-285.

[8] Costa, P. T., & McCrae, R. R. (1992). Revised NEO Personality Inventory (NEO-PI-R). Psychological Assessment Resources.

[9] Locke, E. A., & Latham, G. P. (1990). A Theory of Goal Setting and Task Performance. Prentice Hall.

[10] Gross, J. J. (2002). Emotion Regulation: Affective, Cognitive, and Social Consequences. *Psychophysiology, 39*(3), 281-291.

[11] Woolley, A. W., Chabris, C. F., Pentland, A., Hashmi, N., & Malone, T. W. (2010). Evidence for a Collective Intelligence Factor in the Performance of Human Groups. *Science, 330*(6004), 686-688.

[12] Greenhaus, J. H., & Beutell, N. J. (1985). Sources of Conflict Between Work and Family Roles. *Academy of Management Review, 10*(1), 76-88. 5

[13] Heylighen, F., & Vidal, C. (2008). Getting things done: the science behind stress-free productivity. Long Range Planning, 41(6), 585-605