Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die garantieren soll, dass der Anwender oder die Anwenderin stressfrei alle Aufgaben erledigt bekommt, ohne permanent über sie nachdenken zu müssen.
Diese Methode besteht aus einem ausgeklügelten, umfangreichen System, das darauf angelegt ist, Aufgaben und Projekte klar zu definieren und Unnötiges regelmäßig über Bord zu werfen. Der Papierstau verschwindet.
Wie funktioniert Getting Things Done?
GTD arbeitet mit einer genauen Erfassung von Aufgaben und Projekten, die in entsprechenden Listen aufgeführt werden. Charakteristisch für GTD ist, dass am Anfang alle Aufgaben (privat wie beruflich) ungefiltert gesammelt werden, die einem im Kopf herumschwirren und sie dann so verarbeitet, dass nichts zu kurz kommen kann.
Diese werden dann verarbeitet, und es wird entschieden, ob und was nun als nächstes mit den einzelnen Aufgaben zu tun ist (organisieren & durchsehen).
Hierbei gibt es ganz klare Regeln:
- Die Methode schlüsselt die Tätigkeiten genau auf in: Projekte, Aufgaben, Termine und Handlungen und empfiehlt dann bestimmte Vorgehensweisen für die jeweilige Situation:
- eine Aufgabe, die in weniger als zwei Minuten durchgeführt werden kann, wird sofort erledigt
- wenn eine Aufgabe aus mehreren Schritten besteht, gilt dies als Projekt und wird in die einzelnen Schritte unterteilt, wobei der nächste Schritt als Aufgabe aufgenommen wird
- wenn eine Aufgabe länger als 2 Minuten dauert, wird er als Termin in den Kalender oder delegiert
Mehr erfahren in folgender Videoserie (7 kurze Teile)
Projekte strukturieren mit Getting Things Done
GTD ist ein sehr effizientes Tool, durch welches große und sogar mehrere Projekte simultan bewältigt werden können, ohne den Kopf zu verlieren. Etwas umlernen muss man allerdings: Es ist wichtig, jede Aufgabe in möglichst kleine Schritte runterzubrechen.
Statt also als To-Do aufzuschreiben…
▢ Text über GTD schreiben
sollte man eher folgendes notieren…
▢ 3 Youtube Videos zu GTD schauen
▢ 5 Blogeinträge zum Thema lesen
▢ grobe Struktur mit 4 Abschnitten festlegen
▢ Stichpunkte zum Thema notieren in 10 min
▢ 4 einzelne Unterabschnitte schreiben in jeweils 10 min
Schnell wird klar, dass selbst vermeintlich simple Aufgaben erst durch viele kleine Teilschritte erledigt werden.
Die Vorteile von Getting Things Done
- Getting Things Done ist eine besonders wirkungsvolle Methode für Freelancer und Teams, in denen viel selbständig gearbeitet wird
- Mehr Effizienz und größere Übersichtlichkeit über anstehende Projekte und die konkreten nächsten Schritte
- GTD ist an die individuellen Bedürfnisse anpassbar und beschränkt sich hierbei nicht nur auf den beruflichen Bereich
- Es gibt hervorragende Software-Lösungen, um seine To-Do-Listen immer auf dem Laufenden zu halten wie Evernote, Todoist, Bear etc.
Getting Things Done im Team – Ihr Nutzen
Effektive Teams bestehen aus effektiven Teammitgliedern: In einem komplexen System übt jedes Teil einen Einfluss auf das Ganze aus. Schon wenn wenige MitarbeiterInnen stressfreier und effektiver arbeiten, kann das die Stimmung im gesamten Team heben.
Weniger Druck durch unerledigte Aufgaben, fehlenden Überblick oder To-Do-Leichen: Gerade in herausfordernden Situationen, in denen viele Aufgaben auf einen einstürmen, kann eine gute Selbstorganisation helfen, einen kühlen Kopf zu bewahren. GTD funktioniert insbesondere durch klare Priorisierungen!
Effektive Führungskräfte bieten ein gutes Vorbild: Die Vorteile einer Methode können zwar oft intellektuell von KollegInnen erkannt werden, aber es braucht jemanden, der diese Methode erfolgreich anwendet, um die Vorteile für jeden offensichtlich werden zu lassen. Auf diesem Weg können sich hilfreiche Tools verbreiten und nachhaltig etablieren.
Eine gemeinsame Task-Management-Struktur: Die wirklich spannenden Schnittstellen ergeben sich, wenn man GTD gemeinsam benutzt. GTD erleichtert die Koordination im Team und führt daher nach innen (Absprachen und Aufgabenverteilung im Team) wie nach außen (in der Kommunikation mit Partnern, Kunden und Klienten) zu mehr Zuverlässigkeit und Beständigkeit.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr über die Implementierung von GTD-Tools und -Mind-Set in Ihrem Team erfahren möchten. Gern unterstützen wir Sie dabei.