[Anleitung] RACI – Verantwortlichkeiten verteilen in Teams

RACI hilft bei der Definition und Verteilung von Verantwortlichkeiten im Team und steht als Akronym für 4 Rollen:

Responsible: Person, die für die Erledigung der Tätigkeit sorgt,
Accountable: Person, die den Kopf hinhalten muss – egal, ob die Tätigkeit erledigt wurde oder nicht,
Consulted: weitere Person, die nützliche Informationen zur Erledigung liefert,
Informed: weitere Person, die von der Erfüllung abhängig ist zur Erfüllung ihrer eigenen, weiteren Verantwortlichkeiten

Die folgende Abbildung zeigt eine einfache RACI-Matrix für den Prozess „Autoreparatur“.

Definition »Verantwortlichkeit«:
Jede Tätigkeit, die erledigt werden sollte, erfordert eine Verantwortlichkeit – und damit ist eine Verantwortlichkeit eine Person, die für die Erledigung jener Tätigkeit sorgt.

Wer erledigt die Tätigkeit?
Es ist letztlich egal, ob die verantwortliche Person die Tätigkeit selbst erledigt, die Tätigkeit delegiert oder so verteilt, dass die Tätigkeit von verschiedenen Menschen partiell erfüllt wird – solange die Tätigkeit erledigt wird, ist die Verantwortlichkeit erfüllt.

Risiko: Bleibt die Tätigkeit innerhalb einer Frist unerledigt, wird die Person ihrer Verantwortlichkeit nicht gerecht, was womöglich zum Verlust von Vertrauen und Ehre führt oder gar zu einer Gefahr wird für die Menschen, die von der Erledigung abhängig sind.

Die Risiken durch Nicht-Erfüllung sind:

• höhere Kosten entstehen,
• Kunden verlieren ihr Vertrauen,
• Mitarbeiter und Kollegen verlieren das Vertrauen,
• Einnahmen gehen verloren,
• Personen, die spontan einspringen, ärgern sich über ihren höheren Aufwand.

Zu viele oder zu wenig: 2 Gefahren bei der Verteilung von Verantwortlichkeiten

1. Verantwortungsdiffusion: wenn es keine eindeutig verantwortliche Person gibt, kann es passieren, dass sich niemand verlässlich um ein Thema kümmert. Jede Person könnte denken, „Ach, das muss ich ja nicht machen, es könnte ja auch jemand anderes, vielleicht ja XY machen“.
2. Sich-auf-die-Füße-treten: Wenn sich zwei oder mehr Personen eine zentrale Verantwortlichkeit „teilen“, können sie sich gegenseitig eher darin behindern, sich im Kreis drehen bei Entscheidungsprozessen oder in Machtkonflikten enden.

RACI löst diese beiden Gefahren auf, indem eine EINDEUTIGE verantwortliche Person gibt (Responsible) und die anderen betroffenen Personen sortiert nach unterstützenden Positionen (Consulted) und betroffenen Personen (Accountable, Informed).

Fehlbesetzung: die 3. große Gefahr

Unabhängig davon, ob eine Verantwortlichkeit so verteilt ist, dass nicht zu Unklarheit oder Machtkonflikt kommt, besteht die Gefahr, dass die für die Erfüllung verantwortliche Person (R) nicht über die Fähigkeit verfügt, ihre Verantwortung auszuführen.

Beispiele für Fehlbesetzungen von Verantwortlichkeiten:

1. Kapazität: Herr Müller soll Deutschunterricht geben, ist aber so ausgebrannt, dass er es kaum in die Schule schafft – und wenn er es dorthin schafft, ist die pädagogische und didaktische Qualität so schlecht, dass alle unzufrieden sind und tanzen ihm auf der Nase herum, sodass es Probleme gibt für Schüler, Kollegen und Schulleitung
2. Kompetenz: Ein Praktikant soll eine Reparatur durchführen, aber ihm fehlt das Wissen dafür und macht das Objekt stattdessen eher kaputt.

Und dann gibt es noch 2 interessante Fälle, zunächst einmal, wenn die Tätigkeit erfüllt wird, aber nicht von der erwarteten Person.

3. Ausstechen: Frau Schuster soll ein wichtiges Kundentelefonat führen – aber Frau Geier ist scharf auf diesen Job, kommt dem Telefonat zuvor und schmeichelt sich beim Kunden ein, sodass sie diesen attraktiven Auftrag übernimmt – was nun?
   Theoretisch: Frau Schuster kann nicht vorgeworfen werden, sie hätte ihre Verantwortlichkeit nicht erfüllt, da die Tätigkeit ja erledigt wurde. Allerdings könnte Frau Geister nun weiter intrigieren und Frau Schuster vorwerfen, sie würde ihren Job nicht oder nicht gut erledigen. Je nach Haltung von Vorgesetzten und Kollegen, verliert eine Person das Vertrauen der Gruppe und es kommt zu Irritationen.
4. Absurd: Herr Kupfer soll von den Mitarbeitenden Beiträge für Kaffee und Pausensnacks einsammeln. Die Mitarbeiter sehen aber nicht ein, dass sie den Kaffee selbst bezahlen, da andere Arbeitgeber dies ja auch übernehmen. Der Arbeitgeber hat keine Zeit, die eingesammelten Beträge von Herrn Kupfer zu überprüfen. Herr Kupfer möchte sich nicht weiter unbeliebt machen bei seinen Kollegen und beschließt, diese Verantwortlichkeit zu vergessen. Keiner ist mehr unzufrieden.
   Theoretisch: Man könnte Herrn Kupfer aus Sicht seiner Vorgesetzten vorwerfen, er sei zu weich für die Verantwortlichkeit. Allerdings liegt der Fehler hier darin, dass die Verantwortlichkeit an sich nicht sinnvoll oder gar schädlich ist – daher wird Herr Kupfer seiner sozialen Verantwortung am ehesten gerecht, indem er die konkrete Tätigkeit nicht erfüllt.

Prozess: Verantwortlichkeiten verteilen mit RACI

Wenn über einen längeren Zeitraum hinweg wichtige Tätigkeiten unerledigt bleiben oder es Konflikte um Verantwortlichkeiten gibt (wie in den 3 Gefahren oben), dann sollte ein RACI-Termin einberufen werden, indem:

1. die aktuelle wichtigen Verantwortlichkeiten definiert werden (1.-4. im Schaubild Bild)
2. Verantwortlichkeiten verteilt werden (5.),
3. und die Umsetzung vorbereitet wird (6. & 7.).

Hier ein Prozess-Schaubild für den RACI-Verteilungs-Prozess:

Anleitung: Verantwortlichkeiten definieren

1. Sammeln aller Tätigkeiten, insbesondere auch der bisher nicht erfüllten Tätigkeiten, Überlappungen und ungelösten Problemen (lieber mehr als weniger sammeln)
2. Clustern der Tätigkeiten
3. Benennen der Cluster
4. Priorisierung der Cluster
5. Verteilung der Cluster und der Verantwortlichkeiten im Cluster
   Achtung: bei komplizierten Themen kann es zusätzlich nötig sein, die Verantwortlichkeiten durch Nominierungen auf Personen zu verteilen (siehe mehr dazu im unteren Abschnitt »Rollen verteilen«)
6. Planung der Umsetzung á la Projektmanagement
7. Überprüfung der Umsetzung bis zur Einberufung des nächsten RACI-Termins

Herausforderungen im Verteilungs-Prozess

1. Neu-Verteilung von bisher funktionierenden („guten“) Verantwortungsbereichen und bisher nicht funktionierenden („bösen) Verantwortungsbereichen
2. Aufdecken und Erfüllung von Abhängigkeiten (I) zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen
3. Verteilung von Verantwortlichkeiten auf Personen, sodass alle »damit leben können«

Insbesondere der letzte Punkt kann in einem Team herausfordernd werden, wenn es

1. unbeliebte Tätigkeiten,
2. sehr beliebte Tätigkeiten gibt.

Vertiefung: Verteilung von Rollen auf Personen

Für eine respektvolle Verteilung der Verantwortlichkeiten verschiedene Personen und Rollen empfiehlt sich ein Vorgehen über Nominierungen zur Besetzung der Rollen.

1. Vorstellung der Rolle (für eine oder mehrere Verantwortlichkeiten),
2. Nominierung von Kandidaten, evtl. mit Begründung,
3. Verteilung der Nominierungen auf den meist gewählten Kandidaten.
   Wenn der meist-gewählte Kandidat nicht möchte / kann, wird dieser von der Liste gestrichen, sodass Person mit den nächst-meisten Stimmen als meist-gewählter Kandidat an der Reihe ist.
4. Einwände können erhoben werden und durch die Moderation integriert,
5. Ausführung der Rollen, am besten mit einer kleinen feierlichen Initiierung.

Workshop: RACI lernen & implementieren

Für Teams, die bisher keine eindeutige Verteilung von Verantwortlichkeiten haben, lohnt sich das kennenlernen und ausprobieren von RACI. Wir bieten dafür anderen Unternehmen & Organisationen RACI Workshops für ihre Teams bzw. Abteilungen an. So läuft der RACI Workshop dann ab:

1. Check-In: Kurze persönliche Vorstellung und Abgleich der Erwartungen
2. Input: So funktioniert RACI, mit Beispiel und Raum für Fragen & Antworten
3. Bestandsaufnahme: Das funktioniert gut, das kann verbessert werden
4. RACI-Simulation:
   1. RACI-Clustern ausprobieren an einem Beispiel-Thema — je nach Kompliziertheit werden hier die Cluster direkt auf Personen verteilt oder zunächst noch die Rollen per Nominierung verteilt. Wir gehen von letzterem Fall aus.
   2. Rollen verteilen über Nominierungen
5. –Pause & Raum für Reflexion —
6. RACI-Anwendung auf das eigene Team & die tatsächlichen Themen
   1. RACI Clustern,
   2. Rollen verteilen,
7. Reflexion der Verteilung mit Raum für Fragen & Antworten.
8. Planung der Umsetzung & nächsten Schritten
9. Ausblick: Spannungs-basiertes Arbeiten
10. Check-Out

Für ein Kennenlernen, empfiehlt es sich, den Prozess zunächst an einem Simulations-Beispiel durchzuspielen (z.B. Olympische Spiele oder Kindergeburtstag ausrichten). Wenn es bereits beherrscht wird, kann direkt das RACI-Schema auf das Team angewandt werden.