Email-Flut bewältigen mit der GTD-Methode

Getting-Things-Done GTD Methode_ Email Flut bewältigen

Wie können wir die Flut an Emails bewältigen?
Und was, wenn es nicht nur Emails sind, sondern auch noch Chatnachrichten auf 5 Kanälen und 3 Plattformen?

Bei mir selbst ist das so: Ich bekomme täglich dutzende Emails und nochmal eine Vielzahl von beruflichen und privaten Nachrichten über verschiedenste Messenger und soziale Plattformen. Dazu habe ich täglich neue Ideen für neue Projekte, die wiederum neue Aufgaben und Nachrichten auslösen.

Eine Lösung dafür ist das Getting-Things-Done Modell nach David Allen: eine umfassende Methode zur Stressreduktion und Produktivitätssteigerung, die darauf abzielt, alle Aufgaben und Informationen außerhalb des Kopfes zu organisieren.

Ich werde sie zunächst für Emails erklären und danach verallgemeinern auf mehrere Kanäle.

Einen Staudamm bauen für die Email-Flut

Email Flut bewältigen - Staudamm bauen Stress Management - Getting Things Done

Wir lernen nun GTD mit der Metapher des Staudamms für die Bewältigung der Nachrichten- und To-Do-Flut: mehrere Bäche und Flüsse (Nachrichtenkanäle) bündeln sich in einem großen Wasserbecken, dem Stausee.

  • Stausee = Summe aller Emails, die relevante Informationen enthalten und ggf. bearbeitet werden müssen. Ein Großteil des Wassers bleibt erstmal in dem Staubecken bzw. wird in Neben-Staubecken geparkt, wo es eines Tages wieder aufgegriffen wird, nur ein kleiner Strom wird weitergelassen, und die darin steckende Energie umgewandelt in für uns nützliche Energie:
  • Weiterfluss durchs Kraftwerk = „Nächste Schritte“ – Mails, also wichtige Emails, die unsere baldige Bearbeitung erfordern.
  • Kraftwerk = die Energieumwandlung der wichtigen Informationen in den Emails über die Organisation in Projekten und der Umsetzung der nächsten Schritte.
  • Staumauer = die Ordnerstruktur im Emailpostfach, die dafür sorgt, dass nur Emails für die aktuellen Prioritäten als „Nächste Schritte“ durchgelassen werden.
  • Versickerung: Ein Teil des Wassers versickert in den Boden, das sind all die Emails, die direkt gelöscht, als Spam markiert oder archiviert werden.

Wenn du dich am Anfang deinem Emailstapel widmest, hast du noch keinen Staudamm, dieser muss natürlich erst gebaut werden, das ist die Implementierung von GTD. Die erfolgreiche Implementierung erfordert die Kenntnis der Prozesse und des Kraftwerks, daher erkläre ich hier zunächst den Ablauf von GTD, wenn es implementiert ist, und danach die Schritte für die Implementierung.

 

Phase 1: Sammeln im Inbox-Stausee

Hier geht es darum, eine vollständige Sammlung aller relevanten Emails zu bekommen, sodass wir sicher sein können, dass grundsätzlich nichts übersehen wird. Im einfachsten Fall gibt es eine eindeutige Inbox-Übersicht, in der alle unsortierten Emails zusammenlaufen. Je nach deiner konkreten Situation gibt es dafür unterschiedliche Spielweisen:

  • Wenn es unterschiedliche Emailadressen gibt, haben viele Mailprogramme die Möglichkeit, eine übergeordnete Inbox anzuzeigen mit allen Emails darin.
  • Wenn es untergeordnete Email-Adressen gibt, können diese entweder auch in das Mail-Programm integriert werden oder eine Weiterleitung eingerichtet werden.
  • Wenn es wichtige Ideen, To-Dos oder Informationen gibt, können diese in eine kurze Email an sich selbst geschrieben werden, sodass sie auch in der Inbox landen.

In dem nun vollständigen Email-Stausee kann die darin steckende Energie weiter verarbeitet werden, sodass sie danach nützlich weiterverarbeitet wird.

Phase 2: Kanalisieren in den Weiterfluss der Nächsten Schritte

Hier geht es darum, zu schauen, welche Emails überhaupt weiter verarbeitet werden – und welche aussortiert oder zumindest in weniger wichtige Depots ausgelagert werden können. Nur die Emails, die unsere baldige Bearbeitung erfordern, kommen in den wichtigen Weiterfluss durch das Kraftwerk,  das sind die „nächsten Schritte“. Alle anderen werden abgeleitet oder verbleiben im weniger wichtigen Staubecken ausgelagert. Nur die wichtigen Emails werden in den Stausee und für die Energienutzung im Wasserkraftwerk durchgelassen.

Dafür benutzen wir 2 Entscheidungskriterien und 4 Kanalisierungsordner.

4 Ordner zur Kanalisierung

  1. Nächste Schritte: das ist der eigentlich wichtige Ort, wo nur die Emails drin gesammelt werden, die unsere persönliche Bearbeitung erfordert.
  2. Warten: Hier werden Emails geparkt, die eine weitere Bearbeitung erfordern, für die wir aber noch auf Rückmeldung oder notwendige Informationen warten von anderen Personen, oder auch solche, die wir an andere delegiert haben und auf deren Bearbeitung warten.
  3. Eines Tages: Sammelbecken für Emails, die aktuell noch keine Priorität haben sind, aber zum Beispiel Ideen enthalten, die eines Tages umsetzt werden könnten. Dies ist das Sammelbecken für Ideen und Kreativität.
  4. Referenzmaterial: hier kommen Emails hin, die zwar keine Bearbeitung von uns erfordern, aber Informationen enthalten, die aufgehoben werden müsssen, zum Beispiel für Buchhaltung oder Seminarunterlagen, die vielleicht noch wichtig werden.

Alle anderen Emails können gelöscht werden. Das Referenzmaterial ist quasi ein Archiv. All die Ordner können prinzipiell auch Unterordner enthalten, aber diese Funktion sollte nur genutzt werden, wenn die Unterordner auch regelmäßig gebraucht werden. Das Email-Postfach ist kein Projektmanagement-Tool, dazu kommen wir aber in der nächsten Phase.

2 Entscheidungs-Kriterien

  1. Erfordert es meine Bearbeitung? – „Is it actionable?“
    1. Wenn nein, dann kann sie gelöscht, archiviert oder entsprechend in den Ordner für „Warten“ oder „Eines Tages“ umgeleitet.
    2. Wenn ja, also wenn die Mail eine Aktion von dir erfordert, tritt Kriterium 2 in Kraft:
  2. Braucht es mehr als 2 Minuten?
    1. Wenn es in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, wird es sofort erledigt, damit es die weitere Organisation nicht beansprucht. Hier gehen wir davon aus, dass du gerade einen Zeitraum hast, indem du solche kleineren To-Dos wegarbeiten kannst. Hierzu zählen typischer Weise Weiterleitungen und Antworten mit 1-2 Zeilen, oder auch eine kleine Aktion, die durch die Email ausgelöst wird, zum Beispiel eine kleine Aktion auf einer verlinkten Webseite oder eine Anmeldung zu einer wichtigen Veranstaltung etc.
    2. Wenn es mehr als 2 Minuten dauert, wird die Email für die weitere Bearbeitung klassifiziert für:
      1. Nächste Schritte,
      2. Warten-Auf, wenn wir auf jemand anderes Rückmeldung warten und z.B. im cc stehen oder der Ball nicht bei uns ist, oder eine Email Infos enthält, die auf weitere kommende Aktionen hinweisen,
      3. Eines Tages, wenn wir zwar gerne daran weiterarbeiten würden, aber es aktuell keine Priorität hat.

Je nachdem, wie voll die Inbox ist, kann diese Phase täglich als Aufräum-Ritual in 5-30 Minuten durchgeführt werden,
Wenn es eine große Ansammlung alter Emails gibt, kann es aber auch einige Stunden dauern, ehe man sich durchgearbeitet hat.

Tipp für Altlasten: Definiere eine Aufarbeitungs-Frist in der Vergangenheit, bis zum dem Emails noch für deine Bearbeitung relevant sind. Wenn dir die Altlast an Emails zu lang erscheint, kannst du alle Emails bis dahin einfach archivieren, in der Annahme, „wenn’s wichtig ist, kommt’s wieder“.

Tipp für E-Mail-Filter: Automatisiere, wo möglich, die Sortierung eingehender E-Mails.

Schritt 3: Organisieren

Nun wird die Energie des Stausees abgegriffen von den Emails, die für „Nächste Schritte“ qualifiziert wurden. Ab diesem Zeitpunkt unterscheiden wir die Größenordnung Aufgaben (auch To-Dos / Tasks) und Projekte.

Schau dir die ausführliche Erklärung an für diese Phase im Artikel »GTD Schritt 3: Organisieren«.

In dieser Phase gehst du über ins Projektmanagement. Daraus ergeben sich neue nächste Schritte, welche du ebenfalls per Email abbilden kannst, zum Beispiel durch eine neue Email and dich selbst oder die Delegation einer Aufgabe, wodurch das Thema auf die Warteliste kommt.

Schritt 4: Durchsehen

Überprüfe täglich (ca. 1h) die neuen Emails auf nächste Schritte, sowie deine anstehenden Termine, ob sich daraus neue Aufgaben ergeben. Vervollständige und leere wöchentlich (ca. 2 Stunden) die Inboxen und geh den Kalender sowie die Warteliste und Eines-Tages-Liste durch, ob sich daraus neue Nächste Schritte ergeben.

Folge der ausführlichen Erklärung für GTD Phase 4: Durchsehen.

Tipp für limitierte Zeitfenster: Beschränke die E-Mail-Bearbeitung auf feste Zeitfenster am Tag.

Schritt 5: Erledigen

Bearbeite die nächsten Schritte – Emails. Folge dafür den Tipps für GTD Phase 5: Erledigen.

 

Implementierung: Die Staumauer bauen

Wie baut man eine Staumauer in einen fließenden Strom? Dafür brauchst du einiges an Arbeitszeit und Arbeitskraft.

  • Strom umleiten: arbeite zunächst nur mit einer kleinen Anzahl an Emails, z.B. 20 Stück, an denen du üben und die Struktur aufbauen kannst, ignoriere dafür zunächst den Berg an Altlasten.
  • Konzentrierte Zeitfenster: blockiere dir mehrere Stunden, lieber zum Beispiel für:
    •  GTD-Struktur aufbauen:
      • 1 Stunde, um die Ordner-Struktur aufzusetzen,
      • 1 Stunde, um die ersten 10-30 Emails zu klassifizieren,
      • 2 Stunden für die Organisation in Projekten der ersten 10 „Nächsten Schritte“
      • 1 Stunde für die Erledigung der 10 „Nächsten Schritte“
    • Vollständiges Aufarbeitung Klassifizieren & Organisieren der sich angesammelten Emails:
      • ca. 1-2 Stunden pro 100 alter Mails (davon ausgehend, dass der größte Teil archiviert werden kann). Je älter desto wahrscheinlicher, daher brauchen die meisten Menschen ca.
      • 5 Stunden für die vollständige Klassifizieren
    • Neue Routine für die Durchsicht einführen:
      • 1 Stunde täglich fürs grobe Klassifizieren neuer Emails und Kalender-Synchronisierung
      • 2 Stunden wöchentlich für das ausführliche Review durch die Ablagen und Aktualisierung der Projekte,
      • nach Urlaub oder Konferenzen ca. 0,5 – 1 Stunde extra pro Abwesenheits-Tag
  • GTD-Routine etablieren und beibehalten ist am Anfang besonders schwer. Wenn man es für 30 Tage durchgehalten hat, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass man es schafft. Wenn man 2 und dann 3 Monate durchgehalten hat, hat man es meistens auch dauerhaft geschafft …mehr zu Gewohnheiten und guten Vorsätzen
  • Soziale Unterstützung suchen: finde Personen, die gemeinsam mit dir GTD lernen, sodass man sich über die Hindernisse austauschen und gegenseitig ermutigen kann

Viel Erfolg dabei, GTD zu implementieren. Wenn du auf dem Weg Fragen oder Herausforderungen lasst, nimm gerne mit uns Kontakt auf.