[Gamification] Online-Meeting – 11 effektive Taktiken für Zoom & Co.

Corona hat unsere Meeting-Kultur von einem Tag auf den anderen geändert: Alle Organisationen und Gruppen verlegen ihre Meetings unter Quarantäne-Maßnahmen auf Zoom, Microsoft Teams & Co. Während das Online-Meeting eine große Chance ist, insbesondere für Unternehmen, lauern große Gefahren!

Warum gibt es diese Anleitung? Wir, Antonis & Karl, sind Extrem-Nutzer von Online-Meetings: Die Moderation von Workshops zu Kreativität & Teamentwicklung braucht viel Feingefühl für Gruppendynamik & persönliche Lernprozesse sowie Raum für Kreativität. Nicht möglich im Cyberspace? Doch, sogar sehr gut. Aber man sollte etwas tiefer in der Methodenkiste buddeln!

Das Problem: Meetings aus dem Alltag können nicht einfach in den virtuellen Raum übertragen werden. Denn es gelten andere Gesetze für Kommunikation über digitale Kanäle. Werden diese nicht beachtet, kann es leicht zu Chaos und zu Verlusten führen: an Motivation und Ergebnissen.

Die Lösung: Gamification virtueller Meetings funktioniert durch

• einfache Spiel-Elemente,
• Prinzipien für klare Kommunikation,
• Ideen fürs Teambuilding und
• Leitplanken zur Strukturierung.

Das Ziel: Online-Meetings werden nicht nur leicht verdaulich, sondern zu begeisternden Erfahrungen. Die Produktivität ist dann sogar besser als im echten Treffen, auch ohne Stress oder harte Führung.

In diesem Artikel findest du einige Vorschläge, um erfolgreiche & begeisternde Zoom-Meetings durch Gamification zu erreichen. Der ultimative Guide für Moderatoren, Teamleiterinnen & Personalentwickler! Er bietet nicht nur kreative Ideen für Online-Meetings, sondern eine Anleitung für Komposition von Online-Tools und kreativen Ideen.

Für die ungeduldigen Leser gibt es gleich am Anfang eine Zusammenfassung. Am Ende findest du noch eine Check-Liste zur Planung für dein nächstes Online-Meeting. Bei Fragen oder konkreten Anliegen kannst du jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen. Aber zunächst steigen wir ein mit bewährten Prinzipien und kreativen Ideen für Online-Meetings.

Das wichtigste in Kürze: 7 Prinzipien für Gamification von Online-Meetings

Jede Strategie sollte durch klare Taktiken umgesetzt werden. Dafür findest du unten 11 konkrete Taktiken, Ideen, Hinweise und Beispiele für die Anwendung von Gamification im nächsten Online-Meeting, egal ob mit Zoom, Teams oder Skype.

Aber zunächst: Was sind die Schwierigkeiten & Probleme in Online-Meetings?

Herausforderungen in Online-Meetings:

Keine Frage, auch persönliche Meetings können nervig, hart und langweilig sein. Dies kann jedoch besonders verheerende Folgen bei digitalen Besprechungen haben:

• Ablenkungen: Es kann besonders verlockend sein, während eines digitalen Meetings E-Mails zu schreiben oder online shoppen zu gehen. Ich habe sogar schon erlebt, wie eine Kollegin zu Beginn der Quarantäne das neue Sofa zusammengebaut hat – während sie in der Telefonkonferenz hing. Die Aufmerksamkeitsspanne im Internet ist besonders kurz, insbesondere angesichts der Überfülle an Informationen, die uns zur Verfügung stehen.
• Technische Schwierigkeiten: eine schlechte Verbindung, rauschende Lautsprecher, Echo von Teilnehmern, die ihre Mikrofone eingeschaltet lassen, während sie Lautsprecher verwenden, ein stockendes Videobild … technische Hürden stehen praktisch auf der Tagesordnung für digitale Besprechungen, daher ist es besonders wichtig, die Qualität als sicherzustellen hoch wie möglich und das Gespräch so motivierend wie möglich durch klare Organisation halten.
• Mangel an nonverbalen Signalen: Das Live-Feedback, das wir im physischen Kontakt erhalten, ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation, auch wenn das meiste davon unbewusst stattfindet. Doch in virtuellen Meetings werden Gesten, Gesichtsausdrücke und Körperhaltungen nur eingeschränkt übermittelt. Wenn wir die Feinheiten des Gesichtsausdrucks und des Tonfalls nicht richtig wahrnehmen, kann dies schnell zu einer Fehlinterpretation von Ironie und Sarkasmus führen und damit zu Missverständnissen.

Und dann gibt es natürlich die gleichen Herausforderungen, die in allen Meetings vorhanden sind, die hier aber besonders schwierig werden:

• Mangel an Struktur und Führung: Es sollte einen klaren Diskussionsprozess geben. In der Regel gibt es einen Moderator, der eine Agenda hat, diese mit den Teilnehmern koordiniert und für einen harmonischen und abwechslungsreichen Diskussionsfluss sorgt.
• Zu viel oder zu wenig Engagement: Einige Teilnehmer müssen aus ihrer Unsicherheit herauslocken, andere können in ihrem Sprachfluss kaum gestoppt werden:
  Ich hatte einmal einen Projektpartner in der Karibik, der den 2-minütigen Check-in in einen 50-minütigen (!!) Monolog verwandelte und einfach nicht aufzuhalten war. Seitdem benutze ich nur Tools, mit denen ich Teilnehmer stumm schalten kann.

Einfache Lösungen: Klare Ziele, sicheres Timing, nur einer spricht, kurze Phasen.
Gamification hilft: Durch soziale Interaktions-Elemente, Betonung von Sinn und Fortschritt des Meetings, kann die Motivation und Konzentration stark bleiben.

11 Taktiken für Erfolg & Freude im Online-Meeting

Taktik 1: Check-In & Check-Out für ein starkes Team

Ein kurzes Ritual zu Beginn einer Sitzung hilft, um von allen Konzentration auf den gemeinsamen Prozess zu richten. Es kann ganz zum Beispiel simpel sein: eine Runde, in der jeder seinen Namen sagt und mit einem Wort, wie sie/er sich im Moment fühlt. Es sollte kurz sein und alle einbeziehen.

Den Kreis schließen: ein Abschluss als Gruppe am Ende des Meetings ist ebenso wichtig, das Meeting nicht abrupt, sondern angenehm und positiv abzuschließen. Ihr könntet zum Beispiel wieder in einer Runde in einem Wort mitteilen, wie sich jeder nach dem Meeting fühlt.
Denk daran, dich als Moderator bei allen für ihre Teilnahme zu bedanken.

Taktik 2: Erwartungen abgleichen

Es ist der erste Sieg im Meeting, wenn alle wissen, dass sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Mach dies klar, indem du die Teilnehmer bittest, ihre Erwartung an das Meeting in einem Wort zu nennen. Dafür gibt es auch nette digitale Werkzeuge, welche die Antworten sammeln und in einer Wortwolke anzeigen. Gute Tools dafür sind Mentimeter, Slido und Wooclap. Diese Tools können helfen, um deine Veranstaltungen interaktiver und ansprechender zu gestalten!

Taktik 3: Ziele und Absichten transparent & eindeutig machen

Dies ist natürlich wichtig für jede Besprechung, aber noch wichtiger, wenn Facebook oder Twitter nur einen Klick entfernt sind. Für virtuelle Besprechungen empfehlen wir, nur ein Gesamtziel zu haben und es während der Besprechung regelmäßig wach zu rufen. Dies sollte idealerweise unmittelbar nach der Erwartungsabfrage passieren, um den Anwesenden zu signalisieren, dass sie am richtigen Ort sind.

Gefahr: Leider neigen wir oft dazu, direkt in die Arbeit zu springen und dabei zu vergessen, warum wir diese überhaupt tun. Deshalb ist es immer wichtig, uns an das Gesamtziel zu erinnern.

Maximiere die Motivation: stelle sicher, dass das Ziel auch eine höhere Bedeutung hat. Was ist der langfristige Sinn hinter der Zusammenarbeit? Tragt ihr zu einem sozialen oder ökologischen Zweck bei? Oder für den Erfolg des Unternehmens? Vielleicht hilft es hier, die größere Vision des Unternehmens wachzurufen. Eine Erinnerung daran, wie dieses Meeting und die Bemühung deiner Teilnehmer sich in das Gesamtbild einfügen, wird dazu beitragen, sie zu motivieren und ihnen zu versichern, dass ihre Zeit gut investiert ist. Die Anbindung an den größeren Nutzen ist auch eine Wertschätzung deiner eigenen Zeit.

Tipp für digitales Tool: Classroomscreen visualisiert die aktuellen Arbeitsaufträge und bietet viele Tools zur

Taktik 4: Der Weg zum Ziel: Zerhacke den Weg in viele, kleine Schritte

Teile das Gesamtziel in möglichst kleine Handlungsschritte auf, sodass das Ziel sich erreichbar anfühlt. Welche praktischen Schritte sind für deine Gruppe erforderlich, um das angestrebte Ziel zu erreichen? Der Ablauf des Meetings sollte diesen Schritten folgen. Ein visuelles Feedback an jeden abgeschlossenen Schritt kann die Gruppe fokussiert, motiviert und engagiert halten!

Knausere mit Agendapunkten: Schritte ohne Relevanz verwässern den Fokus. Zu viele Schritte ermüden die Effektivität.

Taktik 5: Digitale Warm-Ups – 3 Ideen für mehr Energie

So wichtig es in realen Meetings ist, das Eis zu brechen und eine Beziehung aufzubauen, so wichtig ist auch es in Online-Meetings mit Zoom & Co. Es ist scheinbar etwas schwieriger, ohne die Vorteile des physischen Raums und weniger Körpersprache. Hier sind ein paar Ideen für, um auch digital das Eis zu brechen:

1. Teile ein spontanes Foto! Jeder wird höchstwahrscheinlich sowieso zu Hause sein. Bitten sie darum, ein Foto eines Objekts auf seinem Schreibtisch zu teilen, mit dem er sich verbunden fühlt (ein Buch, das er liest, eine Tasse seines Lieblingskaffees, etwas, das mit seinen Hobbys zu tun hat usw.), und teile ein ein paar Worte dazu. Halte es kurz und informell – das Ziel ist nur, das Eis zu brechen.
2. Teile etwas Persönliches! Für eher persönliche Treffen, die auch dem Teambuilding & dem Zusammenhalt dienen: Stelle aussagekräftige offene Fragen, z.B. über den persönlichen Bezug zum Meeting-Ziel, gefolgt von einer Runde schneller Antworten. Dies hilft, um das Ziel zu erreichen und gleichzeitig einen sicheren Raum dafür zu schaffen. Beispiele für geeignete Fragen wären „Was hast du in der vergangenen Woche getan, auf das du stolz bist?“, „Wofür bist du heute dankbar?“ oder „Welche täglichen Routinen befolgst du, um deine Motivation aufrechtzuerhalten?“. Dies ist möglicherweise nicht relevant für ein technisch orientiertes Arbeitstreffen.
3. Nutze ein interaktives Tool: Wenn du ein Whiteboard oder eine ähnliche App für Brainstorming oder Ideenfindung verwendest, solltest du eine spielerische Onboarding-Aktivität mit demselben Tool ausführen, bevor ihr mit der Arbeit beginnt! Bitte die Teilnehmer beispielsweise, gemeinsam ein Einhorn zu zeichnen, wenn ihr an einem Whiteboard arbeitet, oder schreibt eure Lieblingsspeisen auf und gruppiert sie in verschiedene Küchen, wenn ihr mit Haftnotizen arbeitet. Gute Tools dafür sind das eingebettete Whiteboard von Zoom, Google Jamboard, Whiteboardfox, Groupboard, Conceptboard, Twiddla, Miro, Ziteboard oder auch ein geteiltes Dokument aus Google Drive oder Microsoft 365.

• Beispiel: Ein guter Freund und Moderator bat seine Teilnehmer in einer Sitzung über emotionale Intelligenz, ihre aktuellen Emotionen mit Emoji-Maker darzustellen, und verwendete diese Darstellungen dann als Themen für die relevante Nachbesprechung in Breakout-Gruppen (mehr dazu weiter unten) ). Brillant!
• Pick dir eins raus: Hier findest du eine Liste mit weiteren Digitalen Warm-Ups 

Taktik 6: Halte alle in Bewegung

Du hast aus einem Gruppe zusammengestellt für ein bestimmtes Ziel. Nutze dafür alle Ressourcen, vor allem die Fähigkeiten der Teilnehmer und sorge dabei für Aktivität. Wertschätze die Kompetenz deiner Teilnehmer: gib ihnen während des Meetings eine aktive Rolle!

Wenn du einige der zuvor genannten digitalen Tools verwendet hast, ist es jetzt an der Zeit, diese für die definierten Schritte in der Praxis einzusetzen. Wie genau, das hängt stark vom Ziel und dem konkreten Inhalt ab.

Zusammen arbeiten mit aktiver Beteiligung deiner Teilnehmer ist entscheidender Bedeutung für deren Erfolgsgefühl. Aber auch für deine Entspannung als Gesprächsleiter: ein überarbeiteter Moderator ist ein schlechter Moderator – also lass deine Teilnehmer die Inhalte direkt selbst erarbeiten!

Das digitale Zeitalter bietet eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit im Web, von den oben bereits verknüpften Tools bis hin zur gemeinsamen Entwicklung von Dokumenten mit Google Drive, Zoho’s Office suite, oder ein Etherpad.

Noch ein Beispiel aus dem digitalen Physikunterricht über Elektrizität, Einführung der elektrischen Spannung: die Schüler sollten sich darüber informieren, welche Spannung an Haushaltsgeräten anliegt. Da sie bereits müde wirkten, habe ich daraus einen Wettbewerb gemacht – wer kann in 10 Minuten am meisten Angaben auf Haushaltsgeräten finden? Sie waren motiviert, die Siegerin fand 24 Angaben.

Taktik 7: Teile & herrsche durch Arbeit in Kleingruppen

Kleine Gruppen können die Aktivierung der Teilnehmer im Meeting enorm erhöhen. Es ist dort leichter, sich wohl zu fühlen, um Gedanken auszutauschen. Effektivität und Produktivität wird aufrecht erhalten. Denke aus der Perspektive eines Teilnehmers, während du das Meeting gestaltest, das du morderierst: Was brauchen deine Teilnehmer gerade, um ihr bestes geben zu können?
Wie kannst du eine große Gruppe mithilfe digitaler Tools in kleinere Teams aufteilen? Verwende die Funktion für eingebettete Breakout-Räume von Zoom, das Open-Source-Unhangout vom MIT oder Qiqochat (Kombination aus Zoom’s Breakout-Rooms und kollaborativer Dokumenterstellung).

Taktik 8: Keep the numbers small – das Gesetz der kleinen Zahlen

Grundsätzlich gilt für digitale Kommunikation: Weniger ist mehr. Aufgrund unserer Erfahrung können wir Folgendes empfehlen, um die Beteiligung Ihrer Teilnehmer zu maximieren:

1. Bleibt bei einer kleinen Gesamtgruppe: Bis zu 12 Personen sind am besten geeignet, wenn eine aktive Teilnahme erforderlich ist.
2. Verwende Kleingruppen mit 3-5 Personen für die intensiven Arbeitsphasen.
3. Mach 1x pro Stunde eine kleine Pause (menschliche Bedürfnisse bleiben in digitalen Meetings präsent) und wechsle alle 15 bis 20 Minuten den Arbeitsmodus (Einführung von Gruppendiskussionen, Übungen, Arbeitssprints usw.).
4. Halte die Sitzungen kurz: Bis zu 45 Minuten für eine Diskussion oder Präsentation und bis zu 90 Minuten, wenn es sich um Arbeit, Übungen oder die Entwicklung von Fähigkeiten handelt. Wenn es länger gehen muss, benutzt auch mehr Pausen.
5. Ein Ziel pro Sitzung: Für weitere Ziele benutze auch weitere Sitzungen.

Taktik 9: Die Macht der Geschichten

Nichts geht über die Kraft einer guten Geschichte! Persönliche Geschichten, pädagogische Geschichten, lustige Geschichten… Dies kann geschehen über:

• kurze Videos, um Lernpunkte hervorzuheben und komplexe Konzepte mit einer filmischen Erzählung zu vereinfachen oder einfach als unterhaltsame Pause. Achtung: eine gute Internetverbindung Bildschirmfreigabe müssen funktionieren!
• erzähle selbst eine kurze (!) Geschichte oder lass deine Teilnehmer eine erzählen
• im Vorfeld eine Geschichte versenden, als Video oder Textdokument
• Bonusvorschlag (für Fortgeschrittene): Was ist, wenn deine gesamte Meeting-Dramatik einer Story-Struktur folgt? Ein Konzept, das dabei helfen kann, ist die „Heldenreise„: aus einer zunächst gewöhnlichen Situation heraus beginnt die Konfrontation mit einer Herausfoderung & gemeinsam müssen sie neue Fähigkeiten lernen, Ziele erreichen und Drachen besiegen. Hinweis: Der Check-In und Check-Out kann leicht die Abreise und die Rückkehr in die „normale Welt“ bedeuten.

Taktik 10: Verwende visuelle Hilfsmittel

Je mehr Sinne angesprochen werden, desto aktiver und motivierter wird das Gehirn. Wie machst du das?
Wenn du eine Präsentation freigibst, stelle sicher, dass sie gut gestaltet ist, mit minimalem Text und ansprechenden Grafiken. Benutze schöne Vorlagen, wenn du Powerpoint- oder Google-Folien verwendest, oder benutze Canva als einfachen Weg, um Grafiken zu entwerfen.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Füge deiner Präsentation Grafiken, Infografiken, Mind Maps und andere visuelle Elemente hinzu. Dadurch kannst du deine Botschaft auf effiziente, bequeme und schöne Weise vermitteln und so die Motivation und Aufmerksamkeit der Teilnehmer stärken.
Besonders wertvoll: die Fortschritte im Meeting visualisieren! Du hast dein Ziel hoffentlich bereits in erreichbare Schritte unterteilt. Präsentiere nach Abschluss jeden Schrittes kleine, visuelle Hinweise für die Nähe zum Ziel. Das Erfolgserlebnis erhöht die Motivation der Teilnehmer und sorgt für einen reibungslosen Übergang zum nächsten Schritt.

Taktik 11: Belohnung am Ende

Du kannst natürlich eine nette visuelle Dankeschön-Darstellung als Verstärkung verwenden, aber was noch wichtiger ist, gib deinen Teilnehmern eine Verstärkung, die sich lohnender anfühlt und für ihre Bedürfnisse relevant ist. Wir haben zwei Vorschläge dafür:

1. Verwende digitale Open Badges, um die Beiträge der Teilnehmer während des Meetings anzuerkennen. Dies ist besonders relevant, wenn der Zweck des Meetings mit dem Lernen und / oder der Entwicklung von Fähigkeiten zusammenhängt (Badgecraft ist unser Lieblingswerkzeug für diesen Zweck). Es mag für eine einfache Diskussion weniger relevant sein, aber trotzdem freut sich jeder über Anerkennung.
2. Oder belohne die TN mit etwas von echtem Wert, z.B. mit einem Rabatt auf einen zukünftigen Kurs, mit einem Gutschein für ein zukünftiges Event oder spende an eine Wohltätigkeitsorganisation ihrer Wahl. Dies kann den inneren Wert ihrer Bemühungen während des Meetings mit einem externen Zweck verbinden, der für sie wichtig ist und / oder mit der Vision des Unternehmens verbunden ist.

Auf geht’s! Von der Theorie in die Praxis der Gamification von Online-Meetings

Was ist dein nächstes wichtiges Online-Meeting? Wie kannst du für die anderen Teilnehmer die gemeinsame Zeit so wertvoll und unterhaltsam wie möglich werden lassen?

Lass dich von der Fülle an Ideen & Taktiken nicht einschüchtern: Jeder kleine Schritt zählt für eine bessere Meeting-Kultur. Nobody is perfect! Fehler machen ist erlaubt und erwünscht! Denn auch das lockert die Stimmung.

Wir hoffen jedenfalls, dass unsere Vorschläge dein nächstes Online-Meeting interaktiv und motivierend werden lassen! Und falls du dafür Austausch oder Unterstützung bei der Gestaltung oder Moderation suchst, kannst du dich gerne an uns wenden.

Was sind deine Ideen, um ein Online-Meeting erfolgreich zu gestalten? Lass es uns wissen! Als Kommentar oder per Mail an k.hosang@teamentwicklung-lab.de.

Check-Liste für ein erfolgreiches, effektives Online-Meeting. Zum Ausdrucken.

NEU: Gamification Canvas, um deine Angebote mit Spiel-Elementen zu beleben

Über uns:

Karl ist Experte für Lern- und Innovationsprozesse mit Design Thinking.

Antonis ist Softskill-Trainer und Inhaber von Mytrainer Ltd. und hat sich auf Gamification spezialisiert. Er ist ein direkter Jünger von Gamification-Meister Yu-Kai Chou (… mehr zu Gamification in Workshops).

Langweilige Meetings sind für uns ein Horror, aber ein langweiliges Online-Meeting ist der Overkill!

Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden und Tipps entwickelt, um mehr Motivation, Spaß und Teamgeist bei deinem Online-Meeting, beim Zoomen oder auch im realen Workshop zu erzielen.

Unsere Design-Herausforderung: Wie können wir ein Zoom-Meeting so gestalten, dass es soviel Spaß macht und alle aktiviert wie ein Spieleabend mit Freunden? 

Wenn du auch möchtest, dass deine Meetings mehr Spaß und Ergebnisse bringen, schreib uns doch eine kurze Nachricht, z.B. per Mail an info@karlhosang.de oder  sende ein Telegramm.

You can find an english version of the article on Antonis‘ website.