[Vorlage] Projektmanagement Struktur: 5 notwendige Variablen

Projektmanagement Struktur vs Kompetenz

Definition: Ein Projekt ist eine temporäre Tätigkeit, die aus vielen kleinen Schritten besteht und die mit dem Ziel durchgeführt wird, ein einzigartiges Ergebnis zu liefern. Projekte haben einen Anfang und ein festgelegtes Ende und umfassen für gewöhnlich die Zusammenarbeit von Menschen aus verschiedenen Bereichen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Projekte können in allen Bereichen menschlicher Arbeit durchgeführt werden, wie beispielsweise in der IT, im Bauwesen, in der Marketingbranche oder in der Kunst. Die Erfolgsrate eines Projekts hängt oft von der effektiven Planung und Durchführung ab.

Für den Erfolg eines Vorhabens und einer Organisation, ist es ausschlaggebend, ob neue Ideen zu Projekten gemacht und zum Erfolg geführt werden. Sch

Variablen in der Projektmanagement Struktur

  • Thema / Anlass
  • Kontext (Markt, Organisationsumfeld, gesellschaftliche Trends …)
  • Titel
  • Nutzer des Projektes und deren psychologische Faktoren (Bedürfnisse, Ängste, Widerstände, nutzbare Ressourcen)
  • Stakeholder und deren psychologische Faktoren (Bedürfnisse, Ängste, Widerstände, nutzbare Ressourcen)
  • Verantwortlicher (RACI – Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
  • Ziel
  • Status Quo des Entwicklungsstands, Reifegrad von Prototypen
  • Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Personen, Ressourcen)
  • Einträge im Backlog (Lastenheft)
  • erforderliche Kompetenzen zur Umsetzung
  • Vision
  • Erfolgsprinzipien (Werte)
  • Arbeitsstruktur (Wasserfall oder iterativ / agil)
  • geplante Meilensteine
  • nächste Schritte

Ich habe fünf Variablen fett markiert: Titel, Nutzer, Ziel, Verantwortlicher, nächste Schritte. Diese sollten mindestens definiert sein, um das aufgesetzte Projekt erfolgreich umzusetzen. Ob dies tatsächlich auch zum Erfolg führt, hängt maßgeblich ab von der Kompetenz der Verantwortlichen.

Arbeitsblatt: Vorlage zur Definition eines neuen Projekts

Das folgende Arbeitsblatt hilft dir, ein neues Projekt zu strukturieren.

Projektmanagement Vorlage Templates

 

Projektmanagement Kompetenzen

Um ein Projekt im Zusammenspiel mit mehreren Menschen durch ein komplexes Umfeld zum Erfolg zu führen, brauchen die Verantwortlichen Personen also eine Reihe von Fähigkeiten:

  1. Kommunikation: klare Informationen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das Projekt und seine Ziele verstehen und auf dem Laufenden bleiben.
  2. Organisatorisches Geschick: Ein guter Projektmanager ist in der Lage, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu planen und zu delegieren, damit das Projekt reibungslos läuft.
  3. Führungsqualitäten: Ein guter Projektmanager motiviert das Team und stellt sicher, dass alle Beteiligten ihr Bestes geben und ihre Aufagben erfolgreich erledigen können.
  4. Problemlösungsfähigkeit: Projekte haben oft unerwartete Herausforderungen oder Probleme, und ein guter Projektmanager muss in der Lage sein, schnell und effektiv Lösungen zu finden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen… dafür helfen kreative Heurisitiken.
  5. Zeitmanagement: Prioritäten benennen, Fristen setzen, Rahmenbedingungen klären, Unwichtiges loswerden.
  6. Technisches Wissen: Je nachdem, welches Projekt verwaltet wird, könnte es wichtig sein, spezifisches technisches Wissen zu haben, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, insbesondere für die passende Software zum Interagieren (Office, Notion, Email, Chat, Prototyping)

Außerdem sind Projektmanagement-Methoden hilfreich.

 

Goldene Regel für Projektmanagement-Struktur

…über den Zusammenhang zwischen Kompetenz der verantwortlichen Person und strukturellen Vorgaben:

 Je weniger Struktur gegeben ist, desto mehr Kompetenz braucht es zur erfolgreichen Durchführung des Vorhabens.

Je weniger Kompetenz die verantwortliche Person mitbringt, desto mehr Struktur braucht sie.

Dieser Zusammenhang ist leicht erklärt: eine inkompetente Person kann nun einmal nichts anfangen mit einem groben Vorhaben und verfällt in Überforderung, Prokrastination – im besten Fall geschieht einfach nichts schlechtes.

Im schlimmeren Fall verschleiert sie ihre Inkompetenz und schadet dem Vorhaben durch systematische Verheerung und neue Nebenkriegsschauplätze und verschwendet dabei wertvolle Ressourcen.

Positiv formuliert: auch wenn wenig Struktur gegeben oder bekannt ist, kann eine kompetente Person daraus etwas gutes machen, indem sie passende Methoden und Szenarien findet, um selbst Struktur zu erschaffen und damit das Projekt zum Erfolg zu führen.

 

Kompetenzen & Methoden, um Projektmanagement-Struktur auszugestalten

Mit welcher Methode kommen wir nun zum Erfolg? Das hängt ab von:

  • Komplexität der Herausforderung und des Umfeldes („gesunder Speiseplan“ ist weniger Komplex als „Empathische Kommunikationskultur etablieren“)
  • Vorhandene Struktur („pragmatische WG-Küche“ hat weniger vorgegebene Strukturen als „Großküche im Kindergarten mit unterschiedlichen Religionen und Nahrungsmittelunverträglichkeiten“)

Wir können danach 4 Szenarien unterscheiden und dementsprechende Methoden auswählen, um ein Projekt erfolgreich zu bearbeiten.

Folgende Methoden und Kompetenzen können genutzt werden, um im jeweiligen Szenario eine Projektmanagement-Struktur zu erschaffen und auszugestalten:

Szenario »Dschungel«: Viel Komplexität, wenig Struktur

 

Szenario »Moderne Großstadt«: Viel Struktur, viel Komplexität

…hier kommt auch die klassische Form von Projektmanagment ins Spiel, definiert nach ISO 10006 für einmalige Projekte und ISO 9001 für Routine und wiederkehrende Prozesse (mehr dazu auf Wikipedia).

Szenario »Bürokratie«: Viel Struktur, wenig Komplexität

 

Szenario »Wüste«: wenig Struktur, wenig Komplexität